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Datenschutzerklärung — AVOR Assistant

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebene Datenverarbeitung ist:
Avor Medical Intelligence UG (haftungsbeschränkt)
In der Lake 5b
33739 Bielefeld
Deutschland
E-Mail: datenschutz@avor.med

2. Geltungsbereich dieser Erklärung

Diese Erklärung gilt für den AVOR Assistant und für die beiden Formulare, über die der Zugang dazu vergeben wird:

Für unsere Website avor.med gilt sie nicht. Diese wird bei einem anderen Anbieter betrieben und verarbeitet andere Daten; dafür gilt unsere allgemeine Datenschutzerklärung.

AVOR ist ein Forschungsprototyp und kein zugelassenes Medizinprodukt. Ergänzend gelten unsere Nutzungsbedingungen — insbesondere der Hinweis, keine identifizierbaren Patientendaten einzugeben.

3. Hosting und Serverstandort

Der Assistent und beide Formulare laufen auf einem Server, den wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, angemietet haben. Der Serverstandort ist Nürnberg, Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Wir betreiben die Software selbst; ein externer Formular-, Analyse- oder Chatdienst ist nicht eingebunden. Eine Ausnahme ist die Verarbeitung Ihrer Eingaben durch die GWDG, die in Abschnitt 9 beschrieben ist.

Die TLS-Zertifikate für die drei Adressen beziehen wir von Let's Encrypt (Internet Security Research Group, USA). Dabei werden die Hostnamen — nicht Ihre Daten — in öffentlich einsehbaren Certificate-Transparency-Protokollen veröffentlicht; das ist Bestandteil des Zertifikatsverfahrens.

4. Anmeldung: Warteliste und Zugangsanfrage

Der Zugang zu AVOR ist medizinischen Fachkreisen vorbehalten. Über die beiden Formulare tragen Sie sich in die Warteliste ein oder fragen unmittelbar einen Zugang an. Beide erheben dieselben Angaben:

Zweck ist die Prüfung Ihrer Fachkreiszugehörigkeit und — je nach Formular — die Einrichtung eines Zugangs oder die Aufnahme in die Warteliste samt Benachrichtigung, sobald ein Platz frei wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, ein Angebot, das sich ausschließlich an Fachkreise richtet, auch tatsächlich auf diese zu beschränken.

Die Angaben werden auf unserem eigenen Server gespeichert. Ein externer Formulardienst ist nicht eingebunden.

5. Prüfung der Fachkreiszugehörigkeit (LANR/EFN)

Die LANR bzw. EFN dient uns einmalig dazu, Ihre Angaben gegen das Arztverzeichnis der von Ihnen genannten Landesärztekammer zu prüfen. Diese Prüfung nehmen Menschen vor, nicht ein automatisiertes Verfahren.

Bei LANR und EFN handelt es sich um berufsbezogene Kennziffern, nicht um Gesundheitsdaten; besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO verarbeiten wir über diese Formulare nicht.

Wir löschen die Nummer unmittelbar nach der Prüfung — sowohl bei der Freigabe eines Zugangs als auch bei der Bestätigung eines Wartelistenplatzes. Können wir Ihre Fachkreiszugehörigkeit nicht bestätigen, bewahren wir Ihre Angaben einschließlich der Nummer noch 30 Tage nach unserer Rückmeldung auf, damit wir eine Rückfrage von Ihnen dem richtigen Vorgang zuordnen können; danach löschen wir sie vollständig.

6. Ihr Platz auf der Warteliste

Haben wir Ihre Fachkreiszugehörigkeit bestätigt, bleiben Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Ärztekammer und Ihre freiwilligen Angaben so lange gespeichert, bis wir Ihnen einen Zugang einrichten können — die Warteliste besteht genau aus diesen Einträgen. Eine feste Frist gibt es dafür nicht, weil sie den Zweck aufheben würde: Nach ihrem Ablauf könnten wir Sie nicht mehr benachrichtigen.

Sie können dem jederzeit widersprechen. Eine formlose Nachricht an register@avor.med genügt — auch eine Antwort auf unsere Bestätigungs-E-Mail —, und wir streichen Ihren Eintrag und löschen die zugehörigen Daten.

7. Ihr Benutzerkonto

Richten wir Ihnen einen Zugang ein, entsteht ein Benutzerkonto im Assistenten. Es enthält Ihren Namen, einen daraus abgeleiteten Benutzernamen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort als kryptographischen Hashwert. Wir vergeben keine Passwörter für Sie und kennen Ihres nicht; Sie setzen es selbst über die Passwort-Funktion des Assistenten.

Hinzu kommen technische Angaben, die zum Betrieb des Kontos gehören: Ihre Rolle, ob Ihre E-Mail-Adresse bestätigt ist, ob Sie die Nutzungsbedingungen angenommen haben, sowie — falls Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung aktivieren — das zugehörige Geheimnis und Ihre Wiederherstellungscodes. Sitzungsdaten (Anmeldetoken) werden für die Dauer Ihrer Anmeldung gespeichert; ein Zugriffstoken erneuert sich alle 15 Minuten, eine Sitzung endet spätestens nach acht Stunden.

Ihre berufsbezogenen Angaben aus Abschnitt 4 wandern nicht in das Benutzerkonto. Sie bleiben in der getrennten Datenbank der Anmeldung, und in das Konto gelangen nur Name, Benutzername und E-Mail-Adresse.

8. Nutzung des Assistenten: Eingaben, Verläufe, Dateien

Was Sie im Assistenten eingeben, wird auf unserem Server gespeichert, damit Sie Ihre Unterhaltungen später wiederfinden: Ihre Fragen, die Antworten des Modells, die Zuordnung zu Ihrem Konto, Zeitstempel sowie die Bezeichnung der Unterhaltung. Diese Bezeichnung wird automatisch erzeugt, indem Ihre erste Frage und die erste Antwort noch einmal durch ein Sprachmodell geschickt werden (siehe Abschnitt 9).

Sie können Textdateien und PDF-Dokumente anhängen (bis zu fünf Dateien, jeweils höchstens 10 MB). Diese werden auf unserem Server gespeichert und ihr Inhalt fließt in die Verarbeitung Ihrer Frage ein. Bitte hängen Sie keine Dokumente an, die identifizierbare Patientendaten enthalten.

Zur Suche innerhalb Ihrer Unterhaltungen betreiben wir auf demselben Server einen Suchindex, der den Inhalt Ihrer Nachrichten ein zweites Mal vorhält. Er verlässt den Server nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — ohne diese Verarbeitung gäbe es die Funktion nicht, die Sie nutzen.

Ihre Unterhaltungen löschen wir nicht automatisch. Sie können einzelne Unterhaltungen jederzeit selbst im Assistenten löschen; auf Wunsch löschen wir Ihr Konto vollständig, siehe Abschnitt 15.

9. Verarbeitung Ihrer Eingaben durch die GWDG

Die Antworten des Assistenten erzeugt nicht unser Server, sondern ein Sprachmodell, das die Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen (GWDG) über ihre SAIA-Schnittstelle bereitstellt. Dorthin übermitteln wir, was zur Beantwortung nötig ist:

Nicht übermittelt werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Kennung im Assistenten und Ihre IP-Adresse. Die Anfrage wird gegenüber der GWDG mit einem Zugangsschlüssel authentifiziert, den wir Ihrem Konto serverseitig zuordnen; der GWDG ist damit eine Zuordnung zu einem Schlüssel möglich, nicht aber zu Ihrer Person.

Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union. Rechtsgrundlage der Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — ohne sie könnte der Assistent Ihre Frage nicht beantworten.

Zur fachlichen Absicherung der Antworten greift die GWDG auf eine dort vorgehaltene Sammlung öffentlicher Leitlinien- und Fachdokumente zu. Diese Sammlung enthält keine Daten von Nutzerinnen und Nutzern.

10. E-Mail-Kommunikation

Im Rahmen der Anmeldung erhalten Sie von uns bis zu zwei Nachrichten: die Bestätigung Ihres Wartelistenplatzes bzw. die Freischaltung Ihres Zugangs — oder unsere Rückmeldung, wenn wir Ihre Fachkreiszugehörigkeit nicht bestätigen konnten. Jede dieser Nachrichten geht zusätzlich in Kopie an unser Postfach register@avor.med, damit Ihre Antwort dort im selben Vorgang ankommt. Intern benachrichtigt uns eine weitere Nachricht über Ihre Anmeldung; sie enthält Ihre Angaben aus Abschnitt 4.

Der Versand erfolgt über den Mailserver unseres Domain-Anbieters Variomedia AG, Kronprinzendamm 21, 10711 Berlin, Deutschland. Die Verbindung dorthin ist verschlüsselt. Der Assistent versendet darüber hinaus E-Mails, wenn Sie ein Passwort zurücksetzen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Antworten Sie uns, verarbeiten wir Ihre Nachricht, um sie zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. Protokolldaten, Sicherheit und Nutzungsstatistik

Beim Aufruf der drei Adressen entstehen technische Protokolldaten, darunter Ihre IP-Adresse, Zeitpunkt und Ziel der Anfrage. Sie dienen dem Betrieb und der Sicherheit; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle werden nicht dauerhaft aufbewahrt, sondern laufend überschrieben, sobald ein festgelegtes Volumen erreicht ist.

Zum Schutz vor automatisierten Massenanfragen begrenzen die beiden Formulare die Zahl der Anmeldungen je Absenderadresse. Dafür wird Ihre IP-Adresse für höchstens eine Stunde im Arbeitsspeicher vorgehalten; in die Datenbank der Anmeldung gelangt sie nicht.

Anmeldevorgänge am Assistenten protokollieren wir gesondert mit E-Mail-Adresse, IP-Adresse und Zeitpunkt, um missbräuchliche Anmeldeversuche zu erkennen. Diese Aufzeichnungen löschen wir nach 91 Tagen.

Zur Kostenkontrolle und Kapazitätsplanung erfassen wir je Anfrage den Umfang der verarbeiteten Textmenge und ordnen ihn Ihrem Konto zu. Wir werten die Inhalte Ihrer Unterhaltungen dafür nicht aus.

12. Speicherdauer im Überblick

Zur Wiederherstellung im Störungsfall erstellt unser Hostinganbieter automatische Sicherungen des Serverzustands, die sieben Tage vorgehalten und danach überschrieben werden.

13. Empfänger

Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Eingebunden sind ausschließlich die folgenden Dienstleister:

Eine Übermittlung in ein Land außerhalb der EU findet nicht statt. Analyse- oder Werbedienste setzen wir auf diesen drei Adressen nicht ein; es werden dort auch keine Schriften oder Skripte von fremden Servern nachgeladen.

14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Über Ihre Fachkreiszugehörigkeit entscheiden Menschen; der Assistent erzeugt Texte, trifft aber keine Entscheidungen über Sie.

Wir nutzen Ihre Eingaben nicht, um eigene Modelle zu trainieren, und wir lesen Ihre Unterhaltungen nicht zu inhaltlichen Auswertungszwecken.

15. Ihre Rechte

Ihnen stehen bezüglich Ihrer bei uns gespeicherten Daten grundsätzlich die nachfolgenden Rechte zu:

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@avor.med. Für die Streichung von der Warteliste oder die Löschung Ihres Kontos genügt eine formlose Nachricht.

16. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

17. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand August 2026. Durch die Weiterentwicklung des Assistenten oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, sie anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung kann jederzeit auf dieser Seite abgerufen werden.

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